Privacy beleid Luc Rotsaert bv

​

1. WIE?

Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten van Luc Rotsaert bv, met maatschappelijke zetel te 8300 Knokke-Heist, ‘t Walletje 54, met ondernemingsnummer BE 0878.367.860, vertegenwoordigd door haar zaakvoerder de heer Luc Rotsaert.

Door gebruik te maken van de dienstverlening van LUC ROTSAERT BV geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacy beleid en de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. 

De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zullen wij enkel gebruiken voor de diensten of doeleinden waarvoor u uw toestemming heeft gegeven. LUC ROTSAERT BV leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018.  Voor de uitvoering van haar dienstverlening is LUC ROTSAERT BV de verwerkingsverantwoordelijke 

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

• e-mail: info@luc-rotsaert.com 
• post: LUC ROTSAERT BV, ‘t Walletje 54, 8300 Knokke-Heist
• telefoon: +32 477 24 24 58

 

2. WELKE GEGEVENS?

Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).  Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

Wij verzamelen persoonsgegevens via verschillende kanalen:

2.1. Informatie die wij rechtstreeks van de betrokkene ontvangen via contact name met LUC ROTSAERT BV via e-mail, telefoon, via onze website of contactformulier, via de software, of via registratie voor onze nieuwsbrief.

Dit betreft volgende informatie:

• (Elektronische) identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum
• (Elektronische) contactgegevens: e-mailadres, adres, telefoonnummer
• Financiële gegevens 
• Foto, beeldmateriaal
• De onderneming voor wie u een aanvraag indient
• Uw voorkeurstaal voor de communicatie die u met ons voert

Wij zullen uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening.

Het is mogelijk dat wij soms bijkomende informatie vragen.  Desgevallend zal deze informatie steeds beperkt zijn en in verhouding staan tot wat strikt noodzakelijk is voor de gevraagde dienstverlening.

2.2.  Informatie die we verzamelen via publieke beschikbare bronnen

De informatie die we op publieke beschikbare bronnen terugvinden (zoals LinkedIn, de website van de onderneming namens wie een aanvraag wordt gedaan, etc.) zullen we mogelijk combineren met de informatie die de betrokkene ons zelf heeft overgemaakt.

2.3. Informatie die we verzamelen via cookies

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij gegevens zoals uw IP-adres, de pagina’s die u bezoekt op onze website, uw voorkeurstaal, etc.).  Deze informatie verzamelen wij via het gebruik van cookies.  Gelieve ons cookiebeleid op de website door te nemen zodat u op de hoogte bent welke cookies wij gebruiken, en hoe u deze kan aanvaarden, uw voorkeur instellen of weigeren.

 

3. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?

LUC ROTSAERT BV verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

3.1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van LUC ROTSAERT BV en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen.

3.2. Om een zakelijke relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven.  

3.3. Om een arbeidsgerelateerde relatie met u aan te gaan. 

3.4. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven 

3.5. Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving) na te leven.

 

4. OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG?

LUC ROTSAERT BV baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.

LUC ROTSAERT BV verwerkt uw persoonsgegevens na ondertekening van een overeenkomst, offerte, orderbevestiging of bestelbon, met het oog op het voorbereiden of uitvoeren van de dienstverlening. 

LUC ROTSAERT BV kan ook uw expliciete toestemming vragen voor het verwerken van uw gegevens (bijvoorbeeld voor het gebruik van foto’s).  

Daarnaast is het mogelijk dat LUC ROTSAERT BV zich beroept op de wettelijke verplichting (bijvoorbeeld in het kader van de facturatie) of op het gerechtvaardigd belang (in het kader van klantenbeheer).

Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening (ten volle) aan te gaan of uit te voeren.

 

5. MET WIE DELEN WIJ MOGELIJK UW GEGEVENS?

LUC ROTSAERT BV kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de dienstverlening.  Deze derden zijn bijvoorbeeld transporteurs, chocolade producenten.

Indien LUC ROTSAERT BV uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt. 

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons, wij wisselen persoonsgegevens enkel uit via maximaal beveiligde elektronische weg. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.

 

6. LINKEN NAAR ANDERE WEBSITES

Onze website kan linken naar andere websites of diensten van derden bevatten. Deze linken worden uitsluitend ter informatie voor onze bezoekers aangeboden. Wij hebben geen controle over de inhoud of het privacybeleid van deze externe websites en diensten, en wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor enige schade of verlies veroorzaakt door of in verband met het gebruik van deze links.

Wij raden u aan het privacybeleid van elke website die u bezoekt zorgvuldig door te lezen voordat u persoonlijke gegevens verstrekt.

 

7. HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

De persoonsgegevens worden door LUC ROTSAERT BV bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen LUC ROTSAERT BV en de klant.  Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.

Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen die wij hanteren:

7.1. Klantengegevens

Persoonsgegevens van klanten, contactpersonen en prospecten worden bewaard gedurende de duurtijd van de contractuele relatie en tot maximaal 10 jaar na het einde van de samenwerking, onder meer om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en contractuele verplichtingen en om eventuele aansprakelijkheidsvorderingen te kunnen behandelen.

Gegevens van prospecten waarmee geen overeenkomst tot stand komt, worden in principe bewaard tot maximaal 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact, tenzij de betrokkene eerder bezwaar maakt tegen de verwerking of de gegevens niet langer relevant blijken voor commerciële opvolging.

7.2. Leveranciersgegevens

Persoonsgegevens van leveranciers, dienstverleners en zakelijke partners worden bewaard gedurende de samenwerking en tot maximaal 10 jaar na het einde daarvan, onder meer voor administratieve, fiscale, boekhoudkundige en contractuele doeleinden.

7.3. Facturatie- en boekhoudkundige gegevens

Facturen, boekhoudkundige documenten en ondersteunende bewijsstukken worden bewaard gedurende 10 jaar, overeenkomstig de toepasselijke Belgische boekhoudkundige en fiscale wetgeving.

7.4. Sollicitatiegegevens

Persoonsgegevens van sollicitanten worden bewaard gedurende de duur van de selectieprocedure.

Indien een sollicitant niet wordt aangeworven, worden de gegevens in principe uiterlijk 12 maanden na het einde van de selectieprocedure verwijderd, tenzij:

• de sollicitant toestemming geeft om de gegevens langer in een wervingsreserve op te nemen; of 
• een langere bewaring noodzakelijk is in het kader van een mogelijke aansprakelijkheidsvordering. 

Met toestemming kunnen sollicitatiegegevens maximaal 2 jaar worden bijgehouden voor toekomstige vacatures.

7.5. Personeelsdossiers

Persoonsgegevens van werknemers, interimkrachten, jobstudenten, stagiairs en andere medewerkers worden verwerkt en bewaard in overeenstemming met de toepasselijke sociale, arbeidsrechtelijke, fiscale en administratieve verplichtingen.

Persoonsgegevens in personeelsdossiers worden bewaard gedurende de duurtijd van de arbeidsrelatie en vervolgens zolang noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke, fiscale, sociale en arbeidsrechtelijke verplichtingen en om eventuele juridische vorderingen te kunnen behandelen. Afhankelijk van het type document bedraagt de bewaartermijn in principe tussen 5 en 10 jaar na het einde van de arbeidsrelatie.

Bepaalde documenten kunnen langer worden bewaard indien dit wettelijk vereist of gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld in het kader van:

• pensioenrechten; 
• arbeidsongevallen of beroepsziekten; 
• lopende geschillen of gerechtelijke procedures; 
• inspecties of onderzoeken door bevoegde autoriteiten. 
   

7.6. Nieuwsbrieven en marketing

Persoonsgegevens die worden verwerkt voor nieuwsbrieven, direct marketing of commerciële communicatie worden bewaard zolang de betrokkene ingeschreven blijft of geen bezwaar maakt tegen de verwerking. De gegevens worden periodiek geëvalueerd en verwijderd wanneer zij niet langer actueel of relevant blijken, bijvoorbeeld bij langdurige inactiviteit.

7.7. Website- en cookiegegevens

Gegevens die worden verzameld via de website, cookies of gelijkaardige technologieën worden bewaard overeenkomstig de toepasselijke cookie-instellingen en wettelijke verplichtingen. Meer informatie hierover is opgenomen in het cookiebeleid.

7.8. Juridische dossiers en geschillen

Persoonsgegevens die relevant zijn in het kader van geschillen, aansprakelijkheid, compliance, audits, onderzoeken of juridische procedures kunnen worden bewaard gedurende de toepasselijke verjaringstermijnen en zolang noodzakelijk is voor de verdediging van onze rechten en belangen.

In de meeste gevallen geldt hiervoor een bewaartermijn van maximaal 10 jaar na afsluiting van het dossier of het einde van de contractuele relatie.

7.9. Contactaanvragen

Persoonsgegevens die worden verstrekt via contactformulieren, e-mailverkeer of andere communicatiekanalen worden bewaard zolang noodzakelijk voor de behandeling en opvolging van de aanvraag en in principe maximaal 3 jaar na de laatste relevante communicatie, tenzij een contractuele relatie ontstaat of een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

7.10. Verwijdering en anonimisering

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij:

• verdere bewaring wettelijk verplicht is; 
• de bewaring noodzakelijk blijft in het kader van een geschil of procedure; of 
• er een andere rechtsgrond bestaat voor verdere verwerking.

 

8. PASSENDE TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

LUC ROTSAERT BV heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. 

LUC ROTSAERT BV besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven.  In geen geval kan LUC ROTSAERT BV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. LUC ROTSAERT BV slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door  bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens. 

 

9. RECHTEN VAN BETROKKENEN

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

9.1 Recht van inzage, verbetering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan  LUC ROTSAERT BV.  Daarnaast heeft u steeds het recht om LUC ROTSAERT BV te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.

9.2. Recht op verwijdering

U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank.  Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen.   U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

9.3. Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

9.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan LUC ROTSAERT BV in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.  

9.5. Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.  U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van LUC ROTSAERT BV verwijderd worden.

 9.6. Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door LUC ROTSAERT BV te contacteren, hetzij per e-mail viainfo@luc-rotsaert.com hetzij per post naar LUC ROTSAERT BV, ‘t Walletje 54, 8300 Knokke-Heist.

Bij dergelijk verzoek wordt u mogelijk verzocht om een kopie van een identificatiebewijs toe te voegen.

Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.

 9.7. Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door LUC ROTSAERT BV evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

9.8. Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be

 

10. WIJZIGINGEN

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.

Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.

  

Laatst bijgewerkte versie: 28 augustus 2026